REKISTERISELOSTE 25.5.2018
Päivitetty 16.07.2019
Rekisterinpitäjä
Henkilöstövuokraus Rent-X Oy
Teknologiakeskus Pripoli
Y-tunnus:
Kotipaikka: Pori
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Henkilöstövuokraus Rent-X Oy
Teknologiakeskus Pripoli
Puh.
Rekisterin nimi
Henkilöstövuokraus Rent-x Oy:n henkilötietorekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rent-X:n keräämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on saattaa yhteen työnhakija ja työpaikka. Tätä tarkoitusta varten Rent-X kerää työntekijöistään ja työnhakijoiksi rekisteröityvistä henkilöistä heidän työllistymistään ja oikeaa sijoittamistaan palvelevia tietoja.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä
- Työnhakijat
- Työntekijät
Rekisterin tietosisältö
Nimi, ammatti, osoite kotimaassa, osoite Suomessa, henkilötunnus, pankkiyhteys, kansalaisuus, matkapuhelin, sähköpostiosoite, äidinkieli, kielitaito, ajokortti, työkokemus, koulutus, erityistaidot, kiinnostavat työt, harrastukset, terveystiedot, työsuhdetiedot, palkkaus- ja muut edut, verotus- ja muut pidätystiedot, työaika- ja vuosilomatiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään työhakemuksen yhteydessä työnhakijalta tämän suostumuksella. Lisäksi henkilötietoja kerätään työntekijän/työnhakijan suostumuksella tämän työhistoriaa ja työstä suoriutumista sekä ammatillista osaamista koskevia tietoja arvioimalla työntekijältä ja työnantajalta saadun palautteen perusteella.
Tietojen luovutus
Työntekijällä tai hänen valtuuttamallaan on aina oikeus saada työntekijää itseään koskevia tietoja.
Henkilötietorekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa käyttäjäyritykselle ja rekrytoinnissa rekrytoivalle yritykselle. Tietojen luovutukseen pyydetään työnhakijan suostumus.
Henkilötietorekisterissä olevia tietoja ei luovuteta tai käsitellä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietorekisterissä olevia tietoja ei luovuteta suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia, eikä markkina- ja mielipidetutkimusta tai henkilömatrikkelia eikä sukututkimusta varten.
Poikkeuksena tästä ovat Rent-X:n toimistotyöntekijät, joiden työyhteystietoja voidaan käyttää suoramarkkinointitarkoituksessa silloin, kun tiedot koskevat rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä ja julkisessa tehtävässä ja tietoja käytetään hänen työtehtäviinsä liittyvän informaation lähettämiseen.
Lakimääräiset tehtävät
Tietojen luovuttamiseen ei tarvita työntekijän suostumusta, mikäli tietojen luovuttaminen perustuu lakiin. Tietojen luovuttamisesta ei myöskään ilmoiteta työntekijälle, eikä työntekijällä ole oikeutta kieltää tietojen luovuttamista.
Ulkopuoliset palveluyritykset
Rent-X:n palkanlaskun hoitaa PK-Laskenta Ky. Palkanlaskennan osalta henkilötietojen käsittely on ulkoistettu.
Rent-X:n asiakasyritysten luottamusmiesten tiedonsaanti
Rent-X:llä on velvollisuus luovuttaa tietoja käyttäjäyrityksen luottamusmiehelle tilanteessa, jossa vuokratyöntekijän palkasta tai tämän työsuhteeseen liittyvien lakien tai sopimusten soveltamisesta on syntynyt erimielisyyttä. Luottamusmiehellä on oltava vuokratyöntekijän valtuutus tietojen saamiseksi.
Tarkastusoikeus ja virheellisen tiedon korjaaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja rekisteröidystä henkilöstä on tallennettu henkilörekisteriin. Tarkastusoikeus perustuu henkilötietolain 26 §:n. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista.
Tarkastus- ja korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna. Korjauspyyntö tulee tehdä yksilöidysti siten, että rekisterissä oleva virhe voidaan helposti havaita ja korjata oikealla tiedolla. Pyyntö tulee lähettää osoitteeseen:
Henkilöstövuokraus Rent-X Oy
Teknologiakeskus Pripoli
Puh.
Pyyntö voidaan tehdä rekisteriasioista vastaavalle henkilölle myös henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa. Henkilön on todistettava henkilöllisyytensä tarkastusoikeutta käyttäessään.
Tarkastusoikeutta rekisteröity voi käyttää maksuttomasti kerran vuodessa. Jos rekisteröity haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan useammin, perii Rent-X siitä 15 euron suuruisen korvauksen / tarkastuskerta.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Säilytetään lukitussa tilassa.
Pääsy lukittuihin tiloihin: ( Myyntijohtaja), ( Asiakkuuspäällikkö)
Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Rekisteriin pääseminen vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
Tietojen poistaminen rekisteristä
Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan rekisteristä.
Arkaluonteiset tiedot poistetaan rekisteristä välittömästi sen jälkeen, kun käsittelylle ei enää ole laissa säädettyä perustetta.
Tietojen säilyttämisajat
Työnhakijaa koskevia tietoja säilytetään kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan rekisteristä.
Yli 60 päivää vanhemmat työhakemukset tai CV:t päivitetään ennen käsittelyä.
Työntekijää koskevia tietoja säilytetään kymmenen (10 vuotta), jonka jälkeen ne poistetaan rekisteristä.